Кейтеринг в отчётности: зачем фотографировать питание на площадке каждый день

Мобильное приложение не потребовало от фотографов обучения: карточки позиций, знакомый интерфейс телефона, подсказки внутри, контакты ответственных под рукой. Обучение на новом проекте занимает около часа на человека.

Как процесс выглядел на протяжении пяти лет

Весь рабочий процесс держался на электронных таблицах Google Sheets и человеческом терпении:

• фотографы снимали подряд, не привязываясь к позициям сметы;
• менеджеры распечатывали более 20 листов и вычёркивали пункты, опираясь на интуицию;
• архив из тысяч кадров разбирали вручную через Telegram;
• к завершению проекта накапливалось свыше 5000 фотографий, причём до половины из них оказывались дубликатами одного и того же ракурса, а строка, соответствующая второму дню монтажа, могла остаться незаполненной.

Такие пустые строки заказчик вырезал из оплаты. Передать ведение проекта другому менеджеру было невозможно: специфику площадки знал один человек.

Что было сделано

Поверх привычных таблиц выстроили контур автоматизации бизнес-процессов: Google Sheets, валидатор, мобильное приложение на площадке, модерация, готовый DOCX-документ по шаблону заказчика. Теперь фотограф просто открывает карточку позиции, где уже выбраны день и блок, а внутри содержится название, блок сметы, контакты ответственного лица и, при необходимости, образец. Снятый кадр мгновенно встраивается в структуру сметы. Необходимость в общем чате для разбора фотографий полностью отпала.

Если раньше на цикл отчётности уходило 640 человекочасов, то теперь всего 64. Процесс разбора снимков ускорился в 10 раз, а сборка итогового документа занимает примерно 3 часа вместо прежних 320.

Количество правок от заказчика сократилось втрое: отчёт формируется сразу в нужном для приёмки формате — с указанием позиции, времени, места и дня.

Что ещё освещено в статье

• Почему на одну строку сметы часто требуются два кадра, и как эту задачу решили с помощью двух слотов на позицию.
• Как две недели работы в полях — с непосредственным участием в монтаже и съёмках — выявили проблемы, о которых заказчик даже не подозревал. Контроль прорабов и бригад внедрили уже после погружения: менеджер фиксирует брак в системе, после чего задача автоматически уходит бригаде с указанием срока исправления.
• Этапы внедрения: от двухнедельного погружения до стабильного рабочего контура за 8-12 месяцев. При наличии готового решения сроки сокращаются до 3-4 месяцев.
• Расчёт было и стало для каждого этапа и итоговая экономия, составившая 576 человекочасов.

Автор материала — Никита Вешняков, инженер-программист, руководитель студии Nikitadev. Теперь новый сотрудник включается в проект примерно за один час. Ранее на этот процесс уходили недели работы с архивами и распечатками.

Источник: https://secrets.tbank.ru/blogi-kompanij/avtomatizaciya-fotootchetov-po-zastrojke-iventov/